המסר העיקרי הוא - אין ספק שלמכרזים יש תועלות רבות, הן לספקים והן ללקוח. עם זאת, משום מה, יש תחושה בארץ שקיים איזה "פספוס" בתחום - כאשר כל כך הרבה מכרזים מסתיימים בבית משפט או באי-שביעות של שני הצדדים. איך מגיעים למצב של win-win? למה כדאי לעבור למכרזים מקוונים? ואיך ניתן להפוך את התהליך כולו לפשוט בהרבה? עשינו בשבילכם סדר בדברים.
כל הצדדים מנצחים?
להסתכל בכל מכרז גם על זוויות הראיה של יתר המשתתפים, זהו לדעתנו המפתח שיוכל להביא למכרזי IT שבהם כל הצדדים יוצאים נשכרים. בעוד שמכרז מעצם טבעו "כופה" על הספקים לעשות את המיטב, בראיה ארגונית יש לזכור כי אגף ה-IT הוא במידה רבה ה"מנוע" ומנוף קריטי שמבטיח את פעילותו התקינה של כלל הארגון, ולכן קבלת תוצר שאינו תואם את צרכי הארגון, יוכל לגרום לנזק גדול פי כמה מכל חיסכון אפשרי. במקביל יש לזכור כי לעולם ה-IT יש שורה של מאפיינים ייחודיים, שיוצרים קושי ומורכבות גדולה יותר מהרבה תחומים אחרים ואי התחשבות במאפיינים אלה תביא לשוקת שבורה.
כיום ניתן לראות אלפי מכרזים, כולל בתחום המחשוב. מדובר לא אחת במכרזי ענק, כמו מכרז שקיים הביטוח הלאומי, לטיוב ופיתוח כל מערכות הליבה בתקציב של 100 מיליון דולר. חלק משמעותי מהם מסתיימים במפח נפש או בתביעות המגיעות לבתי המשפט, כמו בפרוייקט מזור ופרשת Ness-הראל.
כישלון בפרוייקט, עקב גישה לא נכונה למכרזים, עלול להיות קריטי לארגון. חשוב גם לזכור, כי רוב מכרזי הענק מיועדים לטווח ארוך, מה שמקשה מאד לתמחרם. הפרשים בין הערכות ראשוניות לתוצאה בפועל, עשויים להיות משמעותיים, במיוחד עם מדובר בהתקשרות קשיחה. כדוגמא אופיינית, נציין מקרה בו טלדור חתמה הסכם עם בנק דיסקונט, להקמת רשת - עסקה בהיקף 20 מיליון דולר. זמן הביצוע הוערך בעבר בשתיים, אך לבסוף דובר על שלוש שנים. ב-2006 בוצע עבור הבנק פרוייקט אחר (על ידי Accenture), שלבסוף חרג ב-70 מיליון דולר, מהערכת התקציב המקורית.
נוסיף, כי 41% מהמנמ"רים רואים באי עמידה ביעדים שנקבעו עם תחילת העבודה, כגורם הבעייתי העיקרי בעבודה מול ספקים (סקר Ransys).
האתגרים בתחום זה, כוללים בין השאר טכנולוגיה שמשתנה בקצב מואץ, מערכות מורכבות, לוחות זמנים קצרים, קושי לצפות מראש בעיות, צורך מתמיד בשינויים, עלויות משאבים יקרות והעברה תכופה לערכאות ובתי משפט, שמושכת מכרזים לזמן ארוך. לכן, לא פשוט להגיע ופעמים רבות לא מגיעים במכרזים, למצב של Win-Win-Win.
הכנת המכרז מחייבת מומחיות והבנה עמוקה בתחום, וכן זמן רב בתכנון והפצת המכרז, טיפול בהצעות ובחירת הספק. ארגונים רבים מתמקדים בשאלת המחיר וגורמים לעצמם בטווח הארוך נזק אדיר, כאשר לעיתים עדיף היה לו היו משלמים יותר, במקום לשלם בצורת פגיעה באיכות או חריגה מלוחות זמנים. המסקנה העיקרית היא, שאין בדרך כלל מוצא, אלא לפנות ליועץ חיצוני או חברה המתמחה בנושא המכרזים.
עבור ספקים, המכרז מאפשר להציע את עצמם באופן אקטיבי, ללקוחות שמחפשים בדיוק את סוג הפתרון שהם מציעים, במקום לנסות לשווק את עצמם באופן רחב מדי ולהמתין לפניות.
מגמות וחידושים רבים משפיעים על התחום, כולל שינויים בחקיקה ובנהלים כמו חוק חובת המכרזים בתחום המחשוב שנכנס לתוקף, שינוי תנאי הסף לכניסה למכרזים, וכן איסור מ-2005 מצד האיחוד האירופי להגיש מכרזים, בהם ההנחה האוטומטית היא שמדובר במעבדי אינטל. גם מכרזים ממשלתיים משפיעים על התחום, וכן כניסה לתחום המכרזים המקוונים. אין ספק כי הנושא הופך חם ורלוונטי כמעט לכל ארגון, ומוכיחים זאת גם אתרים שמתמקדים בנושא.
יש גם בעיות...
אלו הנקודות העיקריות, שבעייתיות במכרזי IT:
? שינוי טכנולוגי מהיר - הטכנולוגיה משתנה בקצב מואץ ועובדה זו גורמת לכך שלעתים, התנאים משתנים תוך כדי העבודה על הפרוייקט ועליו לעבור התאמות יקרות.
? תמיד יש צורך בשינויים - שינויים עולים פעים רבות גם מצד הארגון שמציע את המכרז, לאור שינוי דרישות מבפנים.
? מערכות מורכבות - המורכבות הטכנולוגית של המערכות בהן מדובר, הופכת מכרזים בתחום זה למורכבים במיוחד, ומגדילה את אתגר הגדרת הדרישות במדוייק והצעת הצעות שתספקנה תשובה מדוייקת לדרישות.
אלה רק חלק מהבעיות אליהן יש לשים לב בכל הנוגע למכרזים. ניתן לקרוא נקודות בעייתיות נוספות בתחקיר שערכנו בנושא.
מוצרים למכרזים
שורה של מוצרים ושירותים מועילים בתחום המכרזים:
? אביב ניהול - מציעים מערכת לביצוע מכרזים דינמיים ויעוץ ניהולי בתחום הרכש.
? אדום טכנולוגיות - מציעים הגדרת דרישות עבור הארגון, והכנת RFI ו-RFP, איתור ספקים מתאימים, הגדרת מדדים לדירוג הצעות הספקים, בחינת ההצעות והשוואתן, ומשא ומתן, כולל הכנת חוזה וליווי היישום.
? ד.ר. מירקם - מציעים קליטת מכרזים, ניהול ואיתור מכרזים, ניהול רשימת מציעים והשוואת הצעות.
? הורן יועצים - מציעים הכנת מכרזים בתחום התוכנה, החומרה והתשתיות, בדיקת ההצעות וייעוץ בבחירת הספקים, ביצוע הרכישות ופיקוח על מימוש הפרוייקט.
? מט"י נתניה - מציעים סדנת הכשרה מעשית להשתתפות במכרזים, במפגש בן 8 שעות.
? מתודה - מציעים סדנת כתיבת מכרזים וכן סדנת מפת"ח; מציעים את MethodRfP לניהול מכרזים, אפיון ובחירת ספקים.
עוד מוצרים ושירותים שיכולים לעזור לכם לעבור את המכרז בשלום, תוכלו למצוא בתחקיר שערכנו בנושא.
לסיכום
יצירת תקשורת, הבנה והסתכלות הדדית על הצרכים והיכולת לתת מענה במחיר הוגן, הם הגשר שיקטין חיכוכים ויביא להשלמת יותר מכרזים מוצלחים, בהתאם לתוצר המבוקש ובזמן.
הערה חשובה - הסיפור על תמורות ושינויים בעולם המכרזים לקוח מתוך תחקיר pCon והוא רק חלק מהסיפור הענק על מכרזים בעולם ה-IT וחשיבות הטיפול בהם באופן מסודר. איך נחשפים לסיפור כולו וגם מרוויחים יותר זמן פנוי?: http://www.pcon.co.il/v5/DebriefSignup25.asp
למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944
קובי שפיבק Bsc., MBA הוא העורך הראשי של תחקירי pCon ואתר pCon-line. כמי שעוסק במחשבים, על מכלול היבטיהם משנת 1976 וכן כמי שכתב וערך למעלה משמונה מאות תחקירים על כל היבטי המחשוב העיקריים, הוא נמנה על אותם אנשים בודדים בארץ ובעולם, שבאמת ובתמים, מבינים לאן הולך עולם המחשוב ומהן השלכותיו המידיות והעתידיות, על אנשים וארגונים. הוא גם פרסם מספר רב של מאמרים במרבית העיתונים הגדולים והמקצועיים, והופיע פעמים רבות בערוצי הטלוויזיה והרדיו המרכזיים. נכון להיום הוא מייעץ למרבית מנהלי המחשוב בארגונים המובילים בישראל, והוא נחשב בעיני רבים, לגורו של המחשוב העסקי.
